Kategorisierung
Dokumente werden nach Projekten, Kunden, Lieferanten, Artikeln und Prozessen abgelegt und sind direkt aus dem ERP abrufbar.
PDFMAILER.ARCHIV
AI Deep Dive
PDFMAILER.ARCHIV ist ein Dokumentenarchiv, das vollständig in die Softengine erpSUITE integriert ist. Es speichert ein- und ausgehende Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen, Verträge und E-Mail-Anhänge, ordnet sie den passenden Bereichen im ERP zu und macht sie per Volltextsuche auffindbar. Eingehende und ausgehende E-Rechnungen lassen sich damit gesetzeskonform archivieren.
Kurz erklärt: Alle geschäftsrelevanten Dokumente liegen zentral im Archiv und sind direkt aus Adressen, Artikeln, Belegen und Projekten der erpSUITE erreichbar – mit einem Klick statt langer Suche.
Eingangsrechnungen aus dem Postfach übernehmen
Elektronisch eingehende Rechnungen müssen Sie archivieren und möchten sie zugleich in der erpSUITE verbuchen. PDFMAILER.ARCHIV verbindet beide Schritte:
- Empfang
Ihre Lieferanten senden Rechnungen an eine von Ihnen festgelegte E-Mail-Adresse für Rechnungen.
- Archivierung
Die Rechnungen werden automatisch im Archiv gespeichert.
- Zuordnung
Über die Integration landen sie sofort in einem festgelegten Stapel im Bereich „Externer Belegeingang“ der erpSUITE.
- Buchungsvorschlag
Rechnungssteller, Betrag, USt-ID und Buchungsdaten werden erkannt. Daraus entstehen Vorschläge für die Verbuchung.
Dokumente ordnen und wiederfinden
Volltextsuche
Auch bei großen Dokumentmengen finden Sie Unterlagen über den Inhalt wieder.
Versionierung
Änderungen und Revisionen eines Dokuments werden über die Zeit festgehalten.
Zugriffsrechte
Über Berechtigungen legen Sie fest, wer auf welche Dokumente zugreifen darf.
Neue Dokumente archivieren und zuordnen
Lieferanten- und Kundenverträge, Datenblätter von Artikeln oder Projektunterlagen hinterlegen Sie in den passenden Bereichen der erpSUITE, zum Beispiel bei Adressen, Artikeln, Belegen oder Projekten. Über die Option „Tools“ verknüpfen Sie in jedem dieser Bereiche Dokumente aus dem Archiv. So haben alle berechtigten Mitarbeitenden die Zusatzinformationen zur Hand, die sie für ihren Vorgang brauchen.
Belege aus der erpSUITE automatisch archivieren
Dokumente, die in der erpSUITE entstehen, werden über ERP-Tags automatisch archiviert. Das geschieht zum Beispiel bei der Belegerstellung im Warenausgang und Wareneingang sowie in der Kommunikation mit Geschäftspartnern. Jeder Beleg landet dabei im passenden Archivbereich.
Auch Belege aus Warenein- und -ausgang, die per E-Mail, als ZUGFeRD-Datei oder als E-Rechnung versendet werden, legt das System automatisch im zugehörigen Archivordner ab.
Zugeordnete Dokumente öffnen
Sie bearbeiten einen Kunden oder Lieferanten und brauchen alle Unterlagen zur Adresse? Mit einem Mausklick öffnen Sie alle Dokumente, die im Archiv zu diesem Geschäftsvorfall hinterlegt sind. Diese Funktion steht nicht nur bei Adressen, sondern in allen relevanten Bereichen der erpSUITE zur Verfügung.
FAQ zu PDFMAILER.ARCHIV
Warum brauche ich ein Archiv für E-Rechnungen?
Weil elektronisch eingehende Rechnungen archiviert werden müssen. Sie sind während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unveränderbar und manipulationssicher aufzubewahren, müssen nachvollziehbar bleiben und im Bedarfsfall, etwa bei einer Prüfung durch die Finanzbehörden, jederzeit vorgelegt werden können.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Rechnungen als Buchungsbelege eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren, vorher waren es 10 Jahre. Grundlage ist das Bürokratieentlastungsgesetz IV. Während der gesamten Frist müssen die Rechnungen nachvollziehbar bleiben und vorgelegt werden können.
In welchem Format werden E-Rechnungen aufbewahrt?
Im Originalformat oder einem gleichwertigen Format. Die Struktur der elektronischen Rechnung, zum Beispiel im XML-Format, muss erhalten bleiben, damit die Rechnung nachvollziehbar bleibt.
Wie wird die Echtheit archivierter Rechnungen gesichert?
Durch geeignete Sicherheitsmaßnahmen wie digitale Signaturen oder Zeitstempel. Sie stellen die Integrität und Authentizität der elektronischen Rechnungen sicher.